Con la locuzione "diritto di accesso" si fa riferimento, in base alla normativa vigente, al diritto degli interessati a prendere visione e ad estrarre copia di documenti amministrativi, dove per documento amministrativo si intende "ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse".

Di tale diritto ne sono titolari tutti i cittadini, società e associazioni, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento di cui si chiede l’accesso.

Tutti i documenti amministrativi sono accessibili ad eccezione di quelli previsti dall’art. 24, commi 1, 2, 3, 4 e 5 della L 241/1990, tra i quali è contemplata l’esclusione per le richieste di accesso agli atti preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle P.A. nonché per le istanze che, ove soddisfatte, possano pregiudicare il diritto alla privacy.

La richiesta di accesso ai documenti amministrativi può essere fatta sia mediante istanza scritta sia, nel caso in cui non ci siano controinteressati, in via informale, ossia mediante richiesta anche verbale. L’istanza di accesso deve essere indirizzata all’ufficio dell’amministrazione competente e deve essere motivata.

La pubblica amministrazione, qualora in base al contenuto del documento richiesto riscontri l'esistenza di controinteressati e/o nel caso in cui non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informal, invita il richiedente a presentare richiesta d’accesso formale, di cui l’ufficio è tenuto a rilasciare una ricevuta, utilizzando l'apposita modulistica.